Vor dreieinhalb Jahren stand das Münchner Scale-up vor einer typischen Wachstumsherausforderung: Die Nachfrage explodierte, das Team wuchs rasant – aber kritisches Wissen steckte in den Köpfen einzelner Personen.

Die Produktion war am Limit. Neue Hires brauchten Monate, bis sie produktiv waren – weil niemand genau erklären konnte, wie die Abläufe funktionierten. Die geplante Softwareentwicklung kam nicht schnell voran, weil die Anforderungen unklar waren. Die Produktivität sank, wenn bestimmte Personen abwesend waren, weil die Prozesse von ihnen abhängig waren.

Wir haben mit den Experten zusammengearbeitet, um das implizite Wissen in nutzbare Systeme zu übersetzen – verständlich, visuell und vollständig. Was vorher nur in Gesprächen oder durch Erfahrung existierte, wurde transparent: Materialflüsse, Entscheidungsregeln, Abhängigkeiten und vor allem: wo die echten Engpässe lagen.

Die Transparenz ermöglichte gezielte Analysen. Die wahren Bottlenecks lagen oft an überraschenden Stellen – nicht in der Produktion, sondern in unklaren Entscheidungswegen und fehlenden Informationsflüssen. Wir entwickelten konkrete Verbesserungen: Kein radikaler Umbau, sondern pragmatische Schritte mit direkter Wirkung.

Ein entscheidender Nebeneffekt: Die dokumentierten Prozesse wurden zur Grundlage für die interne Softwareentwicklung. Die Entwickler wussten genauer, was gebraucht wurde und warum. So entstand eine Software, die nicht theoretisch passte, sondern exakt auf den tatsächlichen Arbeitsalltag abgestimmt war.